Guida pratica al welfare aziendale

Come si attiva lo smart working spiegato in maniera semplice da Welcome Italia, Welfare Champion 2019.

Fondata nel 1999 Welcome Italia è un’azienda che offre servizi di telecomunicazioni alle imprese. Il Responsabile HR Massimiliano Santini ci spiega in parole semplici perché Welcome Italia ha deciso di utilizzare lo smart-working per i propri dipendenti.

“Avere Clienti soddisfatti è la nostra priorità – spiega il responsabile HR di Welcome Italia Massimiliano Santini – per questo rispondiamo in tre squilli alle chiamate e sviluppiamo servizi di rete fissa e mobile eccellenti pensati per aumentare l’efficienza e semplificare il lavoro. La prima regola per avere Clienti felici è avere Dipendenti felici. Le nostre politiche di welfare puntano proprio a questo”.

Massimiliano Santini – Responsabile Risorse Umane

1. Mappatura delle esigenze reali dei dipendenti

“Oltre a condividerne etica e valori, l’iniziativa dello smart working è nata a partire da un’esigenza reale – spiega Massimiliano Santini – emersa attraverso un’indagine interna. Inoltre – prosegue – nel 2016 abbiamo affiancato alla sede storica di Massarosa in provincia di Lucca la seconda sede a Pisa e questo ha portato in primo piano la necessità di lavorare a distanza.

Per permettere un miglior equilibrio tra vita privata e vita lavorativa, abbiamo lasciato a ciascun dipendente la scelta della sede in cui lavorare. La scelta individuale ha fatto sì che alcuni reparti si trovassero dislocati sulle due sedi, iniziando a collaborare e condividere i progetti a distanza. La prima necessità è stata di coordinare il lavoro di queste persone”.

2. Implementazione smart working

Racconta Santini: “Lavorare su due sedi o in smart working è la stessa cosa. Abbiamo lavorato sul coordinamento dei team, rafforzando i nostri processi e implementandone di nuovi per consentire di lavorare in modo dematerializzato: abbiamo creato e adottato strumenti per conference, desktop sharing e VPN dedicata , che garantisce la sicurezza dei dati, dei Clienti e dell’azienda.

Lo smart working si è presentato come la migliore palestra per prepararci alla separazione tra Massarosa e Pisa e sono bastati piccoli accorgimenti alla portata anche delle piccole e medie imprese”.

“Operando nel campo delle telecomunicazioni e offrendo strumenti che facilitano lo smart working, siamo diventati i primi utilizzatori delle soluzioni che offriamo – commenta il Responsabile HR di Welcome Italia – Dal 2017 siamo operatore mobile e abbiamo creato una app che consente di lavorare da remoto. Le persone del mio Team, ad esempio, sono dislocate ogni giorno su sedi diverse: attraverso la app e altri strumenti di collaboration, che noi stessi produciamo e che tutte le aziende possono acquistare, è veramente semplice lavorare da remoto e in sicurezza. Lo smart working è nato gradualmente e oggi tutti ne possono usufruire”.

“Per noi lavorare a fianco dei Clienti significa ascoltare le loro richieste e prendersi carico delle loro necessità senza far perdere tempo con messaggi registrati: rispondiamo in tre squilli, da casa o dall’ufficio, e la qualità del servizio deve essere la stessa”.

3. Regolamento interno

L’azienda ha definito delle regole interne: per lavorare in smart working le persone devono avere uno spazio adeguato a disposizione e la possibilità di non essere interrotti.

Ai Dipendenti del Servizio Clienti Welcome Italia ha fornito la postazione completa con il telefono, il computer e il monitor.

Inoltre l’azienda offre gratuitamente a tutti i suoi dipendenti la linea internet a casa e la SIM dell’offerta di Welcome Italia.

4. Filosofia e cultura aziendale

“Crediamo nell’influenza positiva che lo smart working ha sull’organizzazione aziendale – commenta Massimiliano Santini – la cui utilità ha preso forma in un momento particolare per Welcome Italia, quello dell’apertura della seconda sede.

Il Servizio Clienti, inoltre, svolge un turno serale abbiamo un turno serale con orario 16-22 e abbiamo pensato che per i nostri Colleghi fosse più confortevole svolgere il turno da casa, anche per evitare spostamenti di sera, magari in una fredda e piovosa giornata invernale. E alle 22, terminato il proprio turno di lavoro, il Collega è già a casa.

n Welcome Italia tutti possono fare richiesta di smart working e nessuno timbra il cartellino.

5. Popolazione aziendale

Quasi 200 persone, età media 39 anni, 70% uomini.

6. I consigli di Welcome Italia

Qualsiasi piccola o media impresa al costo di 2 buoni-pasto al mese, è in grado di fornire al proprio dipendente la SIM per lavorare da casa. I benefici sono indubbi, molto dipende dalla cultura aziendale, l’azienda deve avere completa fiducia nei confronti dei propri collaboratori.

Massimiliano Santini, Responsabile HR Welcome Italia con il suo team

Il valore economico del servizio di carpooling offerto tramite piattaforma informatica dal datore di lavoro alla generalità o categorie di dipendenti è fiscalmente non imponibile.

Così si è espressa l’Agenzia delle Entrate con risposta a interpello n. 461 del 31 ottobre 2019. Per “carpooling” si intende un sistema di trasporto non professionale basato sull’uso condiviso di veicoli privati tra due o più lavoratori dipendenti che devono percorrere uno stesso itinerario, o parte di esso, messi in contatto tramite servizi dedicati forniti da intermediari pubblici o privati, senza che per la prestazione di trasporto sia previsto alcun tipo di corrispettivo.

I vantaggi consistono nell’ottimizzare e ridurre – anche in termini di sostenibilità ambientale e di maggiore sicurezza stradale – i costi sociali (minori costi ambientali, minori congestioni stradali ecc.) e i costi individuali di trasporto (ad es.: spese carburante, pedaggio, spese di parcheggio) relativi al tragitto casa -lavoro-casa, ai fini del benessere dei dipendenti anche in favore dell’efficienza lavorativa; il tutto attraverso l’utilizzo di una piattaforma software che il gestore della stessa mette a disposizione della generalità o di categorie di dipendenti del datore di lavoro con il quale ha instaurato un rapporto negoziale.

L’Agenzia delle Entrate chiarisce innanzitutto che i costi sostenuti dal datore di lavoro per l’uso della piattaforma a disposizione dei dipendenti non concorrono a formare reddito fiscalmente imponibile in capo ai beneficiari.

Viene quindi specificato che la fattispecie del carpooling è inquadrabile nella lettera f) dell’art. 51, comma 2, del TUIR secondo cui è fiscalmente irrilevante l’utilizzazione delle opere e dei servizi riconosciuti dal datore di lavoro volontariamente o in conformità a disposizioni di contratto, accordo o regolamento aziendale, offerti alla generalità o categorie di dipendenti e ai loro familiari per finalità aventi, tra le altre, rilevanza sociale.

Per quanto concerne invece la deducibilità dal reddito d’impresa dei costi sostenuti dal datore di lavoro per i servizi di car pooling, l’Agenzia ritiene che siano deducibili per un ammontare complessivo non superiore alla misura del 5 per mille delle spese per prestazioni di lavoro dipendente risultante dalla dichiarazione dei redditi. Naturalmente, qualora il servizio sia contemplato in un regolamento aziendale a carattere negoziale, oppure in un contratto aziendale sottoscritto con le rappresentanze sindacali, la deducibilità sarebbe del 100%.

Claudio Della Monica
Consulente del Lavoro – Della Monica & Partners srl STP

Mese: Febbraio 2020