Il Campus estivo per i figli dei dipendenti. Come si attiva spiegato in maniera semplice.

Il Professor Carlo Odoardi Direttore Risorse Umane, Elisa Fagioli e Alessandra Bordoni – Risorse Umane di UmbraGroup, Menzione speciale Conciliazione vita e lavoro Welfare Index PMI 2019 (leggi qui la best practice) ci spiegano come attivare il campus estivo per i figli dei dipendenti, un’iniziativa che in UmbraGroup esiste da ben 10 anni.

L’azienda ha sede a Foligno (PG) ed è un’eccellenza nella fornitura di viti a ricircolo di sfere e soluzioni ad elevata tecnologia destinate al settore aerospaziale, industriale e tecnologico.

– COSA FARE STEP BY STEP IL CAMPUS ESTIVO DI UMBRAGROUP –

Durata: 3 mesi. Soluzione Modulare, minimo 4 settimane anche non consecutive

N. Bambini coinvolti Estate 2019: 54

Contributo dipendente: 50 euro a settimana

Costo aziendale: 40mila per circa 50/60 bambini

Popolazione aziendale: 723 dipendenti, iniziativa aperta anche al personale con contratto di somministrazione.

1. Mappatura esigenze

Si è partiti dall’ascolto attivo dei dipendenti con una survey interna e dall’osservazione di dati, ovvero l’aumento delle richieste di cambio orario o ferie nei mesi estivi per esigenze di cura dei figli.

2. Ideazione del Campus

2.1. Indispensabile capire e analizzare i potenziali utenti del servizio, in particolare: età dei bambini (da raggruppare eventualmente in fasce), eventuali soggetti con disabilità psichiche o motorie, residenza/domicilio.

2.2. Valutare i servizi già presenti sul territorio. Nel caso i potenziali utenti del servizio siano pochi, l’azienda può valutare di stipulare una convenzione con una o più strutture già esistenti che possono essere in prossimità dell’azienda o lungo il percorso casa-lavoro dei dipendenti. In questo caso saranno i dipendenti a scegliere la struttura migliore per le proprie esigenze.

3. Ricerca di un Provider di Servizi

UmbraGroup, anche per mantenere maggior controllo sull’iniziativa, ha deciso di coordinare internamente l’iniziativa selezionando un provider di servizi, scelto in base alle caratteristiche degli utenti potenziali del servizio.

Alcuni aspetti da considerare:

3.1. Specializzazione del fornitore: scegliere organizzazioni con esperienza nel campo dell’assistenza all’infanzia. È preferibile che il personale sia preparato anche nella gestione di bambini con difficoltà motorie o di relazione.

3.2. Possibilità per l’azienda di definire in accordo con il fornitore i contenuti delle attività ludiche e ricreative, per proporre ai bambini gli stessi messaggi aziendali che i genitori trovano nel proprio ambiente di lavoro (ad esempio l’importanza della nutrizione e dello sport).

3.3. Tutte le attività devono essere declinate con contenuti ad hoc per ogni fascia d’età.

4. L’importanza della scelta del luogo

La scelta del luogo dove attivare il centro estivo è molto importante per la riuscita dell’iniziativa, vanno valutati in particolare:

4.1. Rispetto delle normative igieniche e di sicurezza della struttura

4.2. Accessibilità (presenza di barriere architettoniche, struttura su uno o più livelli, parcheggio per i genitori etc..)

4.3. Possibilità di preparare i pasti in loco: se la struttura dispone di una cucina i pasti possono essere preparati e serviti sul posto, in alternativa, va selezionato un fornitore per i pasti con cui concordare un menù settimanale.

4.4. Fruibilità da parte dei bambini: presenza di spazi adeguati alle attività sia all’esterno che all’interno, presenza di strutture ricreative nelle vicinanze o all’interno della struttura stessa (piscina, campi da gioco)

4.5. Posizione: la struttura scelta dovrebbe essere in prossimità dell’azienda, per evitare che i genitori debbano fare lunghe deviazioni dal percorso casa-lavoro.

UmbraGroup ha scelto di alternare due strutture per la durata del campus, una nei pressi dell’azienda ma dentro la città, e una in campagna. Quando il campus si svolge in questa seconda location l’azienda mette a disposizione un servizio di trasporto che parte dall’azienda verso il campus e che riporta i bambini dal campus all’azienda alla fine della giornata.

5. Comunicare l’iniziativa

5.1. L’iniziativa va comunicata in tempo utile ai genitori per permettere di pianificare le attività estive

5.2. La comunicazione deve essere chiara nel definire costi, modalità di iscrizione, referente aziendale

5.3. Periodicamente va comunicato a tutti i dipendenti il programma delle attività per tenere informato chi ha già iscritto i propri figli e per presentare l’iniziativa anche a chi non è direttamente coinvolto

6. Misurare il gradimento e migliorare

Mantenere un contatto costante con i genitori consente di raccogliere molti spunti di miglioramento e di gestire le possibili criticità nella fase iniziale. Il ruolo del referente aziendale è fondamentale nel raccogliere le osservazioni dei genitori e trasformarle in idee si miglioramento. Periodicamente possono essere fatte anche delle survey interne per raccogliere le opinioni e i suggerimenti dei genitori in maniera più strutturata. Il miglioramento può partire anche dall’azienda stessa, come è avvenuto con l’introduzione della piattaforma di welfare aziendale che permette ai dipendenti di chiedere a rimborso le spese sostenute per l’iscrizione al campus aziendale.

Il campus estivo infatti rientra nelle “spese per istruzione non universitaria” (Ludoteca capitolo di spesa che il TUIR ammette a rimborso tramite welfare, leggi l’articolo del nostro esperto).

I consigli di UmbraGroup

L’azienda ha deciso di gestire il progetto in maniera trasversale, anche se il progetto è sempre rimasto sotto la gestione dell’HR, ha visto coinvolte risorse diverse che hanno arricchito il progetto con le loro competenze specifiche. L’impegno più grande è la parte di segreteria dedicata a raccogliere le iscrizioni e coordinare le attività con il fornitore del servizio. Il referente HR per il campus aiuta anche i dipendenti a richiedere il rimborso delle spese sulla piattaforma welfare.

Tempo di attivazione: da 6 mesi fino a un massimo di 10/12 mesi nel caso in cui l’azienda abbia bisogno di attivare una rete d’impresa

Difficoltà: medio-alta

Misurabilità dell’Iniziativa: riduzione assenteismo nei mesi estivi, maggiore serenità da parte dei dipendenti.